Bilo da radite u uredu ili ste još kod kuće, nekad zaista nije lako biti produktivan i iskoristiti radno vrijeme na najbolji mogući način. Nesigurnost je posvuda, rijetko tko osjeća se u naponu snage, čak i u proljeće koje nam se približava. Ipak, uz neke relativno jednostavno trikove, odnosno navike možemo izvući najviše od svojih 8 sati. Svaka od ovih tehnika ne zahtijeva puno truda ni ulaganja, samo volju i spremnost da ih implementirate.
Pomodoro tehnika
Ne, za ovu vam tehniku ne trebaju rajčice. Naziv je dobila po kuhinjskom alarmu koji je često bio u obliku baš rajčice. Umjesto da na njemu označite vrijeme koje je potrebno za kuhanje ili pečenje, kuhinjski alarm može vam pomoći da se koncentrirate i iskoristite maksimum od svog vremena. Premisa je ovakva: namjestite alarm na 25 minuta. U tom vremenu posvetite se jednom zadatku. Nakon što vam "odzvoni", uzmite 5 minuta pauze, a kad to napravite 4 puta, uzmite dužu pauzu od 20 minuta.
Fokusirajući se na jedan zadatak u određenom vremenu bit ćete koncentriraniji, nećete gubiti vrijeme i zapravo ćete se iznenaditi kad vidite koliko toga možete napraviti u manje od pola sata.
Kontrolirajte mailove
Ako radite uredski posao, mailovi vam vjerojatno dolaze stalno, kroz cijeli dan. Možda ste jedna od onih osoba koje idu provjeravati mailove istog trenutka kad dođu, iako znate da nije došlo ništa zaista važno. Sve što time napravite je zapravo prekidanje koncentracije i fokusa. Umjesto da završite ono što radite, prebacujete se na provjeravanje mailova, iako postoje hitniji zadaci od toga. Pokušajte zato uspostaviti periode u danu kad pregledavate mailove i odgovarate na njih - naravno, ako vam posao to dozvoljava.
Primjerice, uzmite tri ili četiri perioda u danu kad je "vrijeme za mailove". Neka to bude ujutro, odmah na početku radnog dana, pa onda svaka 2 ili 3 sata. To je jedan način kontroliranja svog vremena koji vam neće napraviti zbrku u glavi, sve ćete stići napraviti, a ipak ćete biti fokusiraniji.
Stvorite sustav
Produktivnost nije samo stvar organiziranja svog vremena, nego i posvećivanje pažnje energiji koju imate za posao. Primjerice, neki od nas najagilniji su odmah ujutro, na početku radnog dana, a kako vrijeme odmiče, sve smo umorniji i manje fokusirani. Drugi ujutro ne funkcioniraju, ali poslije podne su na vrhuncu angažiranosti. Prema tome pokušajte organizirati svoj dan.
Najbolje je kompleksne i komplicirane zadatke rješavati kad imamo najviše energije. Prema tome stvorite svoju listu zadataka za dan.
Ako imate zadatak koji se sastoji od nekoliko koraka, razdijelite ga kako biste odrađivali dio po dio. Psihološki će vam biti lakše kad postavite manje ciljeve i zatim ih rješavate jednog po jednog, umjesto da si zadate jedan veliki koji možda traje satima ili danima, možda i tjednima.
Isto tako, kad završite neki zadatak, koliko god malen bio, pored njega stavite kvačicu na svom popisu. Možda zvuči besmisleno, ali primijetit ćete kako se osjećate ispunjeno kad završite nešto - i bit ćete bliže ostvarenju krajnjeg cilja.
Notifikacije?
Poput mailova, notifikacije na pametnim telefonima mogu biti faktor koji vam otežava završetak zadatka, zbog njih gubite fokus i "gubite se" u hrpi posla. Nerijetko se "aktivira" grupni chat pa odjednom izgubite puno previše vremena na dopisivanje. Rješenje je jednostavno, ali sigurni smo da ga niste još isprobali - ugasite push notifikacije. Sve. Stavite mobitel na silent mode, a novosti provjerite tek kad završite s poslom za taj dan ili u vrijeme pauze. Realno, nećete propustiti ništa toliko bitno. Ako morate imati upaljen telefon zbog posla i komunikacije s kolegama, ugasite notifikacije na aplikacijama koje nemaju veze s poslom.
Predlošci
Većina poslova sastoji se od određenih repetitivnih radnji. Jeste li primijetili da sto puta dnevno napišete jedan te isti mail? Zašto ne biste uštedjeli vrijeme i složili si nekoliko predložaka koje ćete zatim slati po potrebi? Možda stalno "kopate" po mailovima tražeći određene informacije, pristupne podatke, brojeve telefona i slično. Napravite jedan dokument u kojem ćete staviti sve važne informacije koje često koristite tijekom radnog dana kako bi vam sve bilo pri ruci. OSim što ćete si olakšati posao, nećete više gubiti puno vremena na zadatke koji su relativno jednostavni.
Kvalitetne pauze
Važnost pauze vjerojatno vam je jasna, no koliko se zapravo držite toga da kvalitetno iskoristite svojih 5 ili 10 minuta? Ako redovno ručate pred kompjuterom, vrijeme je da prekinete tu praksu. Sasvim je jasno da morate jesti - uzmite si 15 minuta, ustanite od stola, pripremite si hranu i pojedite u miru, bez kompjutera ili mobitela. Prošetajte, razgibajte se. Ne morate odvježbati tri serije kardio vježbi, ali dovoljno će biti da tri minute posvetite tome da razgibate zglobove. Odmorite oči od ekrana. Posebno je to važno ako radite od kuće. Možda imate osjećaj da ćete izgubiti previše vremena na pauzu pa se ne mičete od kompjutera čak i nakon radnog vremena. To nikako nije zdrav pristup jer se samo dodatno umarate. Osjećat ćete se bolje, imat ćete više energije i biti spremniji za ostatak radnog dana.
